Das Beurkundungsverfahren wird weiter digitalisiert. Nach einem Gesetzentwurf aus dem Bundesjustizministerium, den das Kabinett jetzt beschlossen hat, sollen Beurkundungen künftig generell auch in elektronischer Form errichtet werden können. Signiert werden kann dann zum Beispiel mittels qualifizierter elektronischer Signatur oder mittels eines Unterschriftenpads.

Nach deutschem Recht ist für viele besonders bedeutsame Rechtsgeschäfte eine öffentliche Beurkundung vorgeschrieben. Bislang setzt eine Beurkundung im Regelfall eine Niederschrift auf Papier voraus. Dagegen erfolgt die Verwahrung von Urkunden bereits weitgehend elektronisch. Auch der Vollzug beurkundeter Geschäfte und Erklärungen läuft zunehmend elektronisch ab. Daher kommt es derzeit häufig zu einem doppelten Medientransfer: Die elektronisch entworfene Urkunde wird ausgedruckt und muss nach Unterzeichnung zum Zweck von Vollzug und Verwahrung eingescannt werden. Mit dem Gesetzentwurf sollen solche Medienbrüche verhindert werden.

Deswegen sollen Beurkundungen künftig auch in Präsenzverfahren elektronisch möglich sein. Die Urkundsperson soll die Niederschrift dabei künftig unmittelbar als elektronisches Dokument aufnehmen. Die Beteiligten können die elektronische Niederschrift dann entweder mit ihrer qualifizierten elektronischen Signatur versehen oder sie auf einem elektronischen Hilfsmittel unterschreiben, etwa einem Unterschriftenpad oder einem Touchscreen. Abschließend wird die Urkundsperson ihre qualifizierte elektronische Signatur anbringen. Dadurch werden die Authentizität und Integrität der Urkunde geschützt.

Für Notare wird die Bundesnotarkammer laut Bundesjustizministerium ein Signatursystem für elektronische Präsenzbeurkundungen bereitstellen. Hierdurch soll sichergestellt werden, dass die erforderliche Softwareausstattung ihnen flächendeckend und zeitnah zur Verfügung steht.

Um elektronische Beglaubigungen zu vereinfachen, soll künftig die Beglaubigung eigenhändiger elektronischer Unterschriften ermöglicht werden, die auf einem elektronischen Hilfsmittel (Unterschriftenpad oder einem Touchscreen) geleistet werden.

Zudem soll der Zugang der öffentlich beglaubigten Abschrift einer notariell beurkundeten oder öffentlich beglaubigten Erklärung ausreichen, damit die Erklärung wirksam wird. Es müssen nicht länger papierförmige Ausfertigungen von Urkunden versendet werden. Mithilfe elektronisch beglaubigter Abschriften kann der Zugang laut Justizministerium nämlich künftig auch auf elektronischem Wege bewirkt werden. Das ermöglicht etwa die elektronische Übermittlung von Erbausschlagungserklärungen an das Nachlassgericht.

Der Gesetzentwurf enthält ferner Regelungen für eine elektronische Echtheitsbestätigung (elektronische Legalisation) für elektronische öffentliche Urkunden aus dem Ausland, auf die nicht das Haager Apostilleübereinkommen oder andere Befreiungen anwendbar sind. Mit der Legalisation attestieren Konsularbeamten die Echtheit ausländischer öffentlicher Urkunden. Bisher war nur ein Verfahren für papiergebundene ausländische Urkunden vorgesehen. Allerdings stellen immer mehr Staaten weltweit nur noch elektronische Urkunden aus. Deshalb ist die Neuregelung aus Sicht des Justizministeriums dringend erforderlich, um die Lücke zu schließen, die für elektronische ausländische Urkunden besteht.

Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz, PM vom 16.07.2025